Việc một hội đồng tiết kiệm được 20 triệu bảng Anh là lời cảnh tỉnh cho các dịch vụ công

Hội đồng Caerphilly đã cắt giảm hơn 20 triệu bảng Anh trong năm đầu tiên làm việc với các nhà tư vấn kinh doanh, Perago, với lộ trình tiết kiệm thêm 45 triệu bảng Anh vào năm 2027.

Perago, một công ty tư vấn có trụ sở tại Swansea, làm việc với các tổ chức khu vực công như chính quyền địa phương, Bộ Nội vụ, NHS Wales và Chính quyền xứ Wales để đảm bảo có đúng người, quy trình, cấu trúc và công nghệ phù hợp để hoạt động hiệu quả hơn và lập ngân sách tốt hơn.

Giống như nhiều cơ quan chức năng khác trên khắp Vương quốc Anh, Hội đồng Caerphilly đang phải vật lộn với nhu cầu dịch vụ tăng cao cùng với những khoảng cách đáng kể về nguồn tài trợ. Họ cần phải tiết kiệm tiền và thích nghi để đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng thay đổi của cộng đồng trong thế giới hậu Covid. Để đảm bảo rằng họ tiếp tục đáp ứng nhu cầu của cộng đồng trong khi cắt giảm chi tiêu hơn 65 triệu bảng Anh, họ cần phải thay đổi.

Dự án ban đầu bắt đầu bằng một hội thảo kéo dài hai ngày giữa các nhà tư vấn và Hội đồng Caerphilly, nhưng sau khi nhận ra mức độ cần phải làm, hội đồng đã đầu tư 1.8 triệu bảng Anh vào Perago với lợi nhuận 20 triệu bảng Anh trong năm đầu tiên. Trong hai năm, Perago đã giúp Hội đồng Caerphilly tiết kiệm 20 triệu bảng Anh bằng cách phát triển các quy trình, cải thiện dịch vụ, kết hợp các vai trò và trách nhiệm, sử dụng tốt hơn phần mềm hiện có và tận dụng các hợp đồng hiện có để tiết kiệm tiền cho người nộp thuế.

Victoria Ford, Tổng giám đốc tại Perago, thảo luận về cách các cơ quan khác có thể học hỏi từ hoạt động đầu tư và làm việc của Hội đồng Caerphilly:

“Những gì chúng tôi đã làm cho Hội đồng Caerphilly có thể được nhân rộng trên nhiều cơ quan và tổ chức khác nhau để tạo ra những cải thiện to lớn và sử dụng tiền của người nộp thuế theo những cách hiệu quả hơn nhiều.

"Các tổ chức thường cần được hỗ trợ để xem xét lại cách thức tổ chức của họ về mặt các sản phẩm hoặc dịch vụ họ cần cung cấp, cách họ tận dụng tốt nhất công nghệ số cũng như các loại và số lượng vai trò cần thiết. Đây thường là những thách thức tương tự được tìm thấy trong nhiều tổ chức.

"Chúng tôi áp dụng phương pháp tiếp cận toàn bộ tổ chức để chuyển đổi, bao gồm đảm bảo những người phù hợp với các kỹ năng phù hợp được bố trí để hỗ trợ cung cấp dịch vụ. Điều này thường có nghĩa là một tổ chức nhỏ hơn với những người rời khỏi doanh nghiệp, nhưng điều này được thực hiện theo nhu cầu của người dùng, chứ không phải là mục đích tự thân.”

Perago đã lập lộ trình để hội đồng tiếp tục thực hiện những thay đổi và nếu những thay đổi này được nhóm hội đồng thực hiện thì hội đồng sẽ tiết kiệm thêm 45 triệu bảng Anh vào năm 2027.

Họ đã giúp thay đổi cách tiếp cận thay đổi dựa trên thác nước của hội đồng, công nghệ dẫn đầu và việc không có PMO trung tâm dẫn đến sự chậm trễ và sự liên kết kém. Họ cũng quan sát thấy rằng trách nhiệm giải trình rõ ràng và tương tác thường xuyên không phải lúc nào cũng có, dẫn đến sự chậm trễ trong việc ra quyết định và thực hiện.

Một phương pháp thiết kế dịch vụ lấy người dùng làm trung tâm đã được giới thiệu để tập trung vào nhu cầu của người dùng và cải thiện dịch vụ cũng như hiệu quả. Hành trình của khách hàng đã được lập bản đồ để xác định những cải tiến về dịch vụ và nhóm đã tổ chức các cuộc họp hàng tuần, bao gồm các thành viên hội đồng và chính trị gia, để duy trì động lực và thúc đẩy tính minh bạch.

Một chiến lược để thực hiện quy trình phê duyệt chi phí tập trung cũng đã được thiết lập, giúp đảm bảo kiểm soát chi tiêu được thực hiện. Một Quy trình Sáng kiến ​​Mới (NIP) đã được triển khai để đảm bảo các quyết định chi tiêu được hỗ trợ bởi các mô hình tài chính và phân tích chi phí-lợi ích.

Nhiều cơ quan địa phương dựa vào nhiều nhà cung cấp và sản phẩm khác nhau, nhưng một số trong số này không được sử dụng hết khả năng của mình. Perago đã xác định các tính năng chưa sử dụng và nỗ lực tối đa hóa các công cụ hiện có trước khi cân nhắc chi tiêu mới.

Victoria cũng tuyên bố:

“Hầu hết các cơ quan chức năng đều có nhiều lĩnh vực khác nhau mà họ có thể tiết kiệm tiền và nhiệm vụ của chúng tôi là giúp họ phát hiện ra những lĩnh vực này để có thể dành tiền cho các dịch vụ mà người dân và cộng đồng cần.

"Tôi thực sự vui mừng khi công việc của chúng tôi với một hội đồng địa phương có thể tiết kiệm được 65 triệu bảng Anh, trong đó có 20 triệu bảng Anh đã có trong ngân hàng. Số tiền này có thể giúp ích rất nhiều cho những việc thực sự quan trọng ở các khu vực địa phương, và chúng tôi rất vui mừng khi thấy được tác động mà công việc của chúng tôi đã tạo ra."

Chia sẻ bài viết này: