Ủy ban nên áp dụng bài học kinh nghiệm từ sự phát triển của khối Schengen System Info để tránh sự chậm trễ tương tự và chi tiêu quá mức vào các dự án CNTT trong tương lai, nói EU Kiểm toán viên

Một báo cáo được Tòa án Kiểm toán Châu Âu (ECA) công bố ngày hôm nay (19 tháng XNUMX) tuyên bố rằng Ủy ban đã cung cấp Hệ thống thông tin Schengen thế hệ thứ hai (SIS II) muộn hơn sáu năm so với kế hoạch ban đầu và gấp tám lần ước tính ngân sách ban đầu. Sự chậm trễ và bội chi xảy ra do những yếu kém trong công tác quản lý của Ủy ban trong bối cảnh quản trị đầy thách thức.Hệ thống thông tin Schengen (SIS) được sử dụng bởi lực lượng biên phòng, cảnh sát, hải quan, thị thực và các cơ quan tư pháp trên khắp Khu vực Schengen. Nó chứa thông tin (cảnh báo) về những người có thể liên quan đến một tội phạm nghiêm trọng hoặc có thể không có quyền vào hoặc ở lại EU. Nó cũng chứa các cảnh báo về người mất tích và tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp, chẳng hạn như tiền giấy, xe cộ, súng ống và giấy tờ tùy thân. Cảnh báo được nhập vào hệ thống bởi chính quyền quốc gia Ông Pietro Russo, Thành viên ECA chịu trách nhiệm về báo cáo, cho biết: “Năm 2001, Hội đồng EU đã giao cho Ủy ban phát triển một phiên bản mới của Hệ thống thông tin Schengen”. trước hết phải bố trí đủ nhân lực có chuyên môn cho dự án. Do đó, Ủy ban chỉ có thể quản lý hợp đồng phát triển chính một cách hiệu quả từ năm 2009. Ngoài ra, Ủy ban đã không rút ra đầy đủ kinh nghiệm của người dùng cuối và các yêu cầu hệ thống đã thay đổi trong phần đầu tiên của dự án.” Những ước tính sơ bộ ban đầu về chi phí mà ngân sách EU dành cho hệ thống trung tâm đã đánh giá thấp đáng kể quy mô thực sự của khoản đầu tư cần thiết. Toàn bộ chi phí của SIS II lên tới 189 triệu euro cho hệ thống trung tâm, ước tính hơn 330 triệu euro cho các hệ thống quốc gia. Đồng thời, lợi ích chính ban đầu mong đợi từ SIS II trở nên ít phù hợp hơn khi mở rộng thành công SIS 1 sang các quốc gia thành viên mới. Trước những thay đổi lớn về chi phí và lợi ích dự kiến, Ủy ban đã không chứng minh được rằng SIS II cung cấp đầy đủ giá trị đồng tiền tốt nhất cho tổ chức. Tuy nhiên, Ủy ban đã học được những bài học từ kinh nghiệm của mình trong phần đầu tiên của dự án, cho phép Ủy ban thay đổi cách tiếp cận trong giai đoạn dự án cuối cùng từ năm 2010 và bàn giao SIS II vào tháng 2013 năm XNUMX. Ngoài ra, Ủy ban đã áp dụng một số bài học từ SIS II trong việc chuẩn bị các dự án CNTT quy mô lớn khác.

Các báo cáo đặc biệt của Tòa Kiểm toán Châu Âu (ECA) được xuất bản trong suốt cả năm, trình bày kết quả kiểm toán được lựa chọn đối với các lĩnh vực ngân sách hoặc chủ đề quản lý cụ thể của EU.

Báo cáo đặc biệt này (số 3/2014) có tựa đề Bài học từ sự phát triển của Hệ thống thông tin Schengen thế hệ thứ hai (SIS II) của Ủy ban Châu Âu, đã xem xét lý do tại sao Ủy ban giao SIS II muộn hơn sáu năm so với kế hoạch và với chi phí vượt xa ước tính ban đầu. Nó cũng kiểm tra xem liệu có một trường hợp kinh doanh mạnh mẽ nào cho SIS II trong suốt dự án hay không, trong đó có tính đến những thay đổi lớn về chi phí và lợi ích mong đợi. Ngoài ra, các kiểm toán viên EU còn đánh giá liệu Ủy ban có rút ra được bài học và áp dụng từ việc quản lý dự án hay không.

Các kiểm toán viên EU nhận thấy rằng sự chậm trễ và bội chi là do những thiếu sót trong công tác quản lý của Ủy ban trong bối cảnh quản trị đầy thách thức, đặc biệt là trong giai đoạn đầu của dự án cho đến năm 2009. Bất chấp những thay đổi lớn về chi phí và lợi ích dự kiến ​​trong suốt dự án, Ủy ban đã làm không đánh giá lại trường hợp kinh doanh để chứng minh rằng SIS II vẫn là ưu tiên của tổ chức mang lại lợi tức đầu tư cao hơn các cơ hội khác. Không có quyết định nào, dựa trên việc đánh giá lại chi phí và lợi ích, về việc nên tiếp tục hay dừng dự án. Ủy ban đã rút ra bài học từ kinh nghiệm của mình trong phần đầu tiên của dự án nhằm thay đổi cách tiếp cận trong giai đoạn dự án cuối cùng từ năm 2010 và cung cấp SIS II vào tháng 2013 năm XNUMX.

Dựa trên những phát hiện của mình, ECA khuyến nghị rằng, khi quản lý việc phát triển hệ thống CNTT quy mô lớn, Ủy ban nên:

quảng cáo

• Lập thời gian biểu dựa trên phân tích kỹ thuật của các nhiệm vụ cần thực hiện;
• đảm bảo rằng tất cả các dự án đều được tích hợp vào các thỏa thuận quản trị CNTT của doanh nghiệp và tận dụng tối đa chuyên môn nội bộ để quản lý công việc của nhà thầu một cách hiệu quả;
• đảm bảo rằng nhu cầu kinh doanh và quan điểm của người dùng cuối được tính đến đầy đủ khi ra quyết định;
• đảm bảo phê duyệt đề án kinh doanh trước khi tiến hành từ giai đoạn bắt đầu dự án đến lập kế hoạch dự án và phê duyệt lại đề án đó trong trường hợp có những thay đổi lớn về chi phí dự án, lợi ích, rủi ro dự kiến ​​hoặc các lựa chọn thay thế;
• đảm bảo rằng các quyết định quan trọng của dự án được ghi lại trong nhật ký quyết định để chúng có thể dễ dàng theo dõi;
• đảm bảo rằng có sự phối hợp toàn cầu hiệu quả khi một dự án yêu cầu các bên liên quan khác nhau phát triển các hệ thống khác nhau nhưng phụ thuộc vào nhau;
• phát triển các hệ thống CNTT quy mô lớn bằng cách sử dụng các khối xây dựng có khả năng tương tác, có thể dễ dàng tái sử dụng để tránh bị bó buộc vào một nhà thầu duy nhất, và;
• chuyển những bài học rút ra từ cuộc kiểm toán của Tòa án cho các DG và các tổ chức, cơ quan và cơ quan khác của EU. Ủy ban nên đánh giá xem liệu SIS II có đạt được những lợi ích mong đợi hay không.

Một cuộc phỏng vấn video ngắn với Thành viên ECA chịu trách nhiệm về báo cáo sẽ được thực hiện có sẵn ở đây.

Chia sẻ bài viết này: