Cách tạo tài liệu hấp dẫn bằng biểu đồ

Nhiều người trong số các bạn có thể đã gặp khó khăn khi tạo biểu đồ cho tài liệu của mình, bắt đầu bằng việc ghép chúng lại với nhau trong một bảng khi sử dụng PowerPoint, Excel hoặc phần mềm khác. Trong số này, chúng tôi sẽ giới thiệu một cách dễ dàng để tạo nhiều loại biểu đồ.

Hãy chọn biểu đồ tốt nhất.

Khi nói đến việc tạo biểu đồ, biểu đồ phù hợp nhất sẽ phụ thuộc vào cách bạn muốn trình bày dữ liệu. Bằng cách sử dụng khéo léo các loại biểu đồ khác nhau tùy theo nội dung bạn muốn thể hiện, chẳng hạn như so sánh số lượng lớn và nhỏ, so sánh tỷ lệ tổng thể hoặc tập trung vào sự thay đổi của các giá trị số, bạn có thể tạo một tài liệu dễ hiểu trong nháy mắt. Một công cụ hữu ích để tạo nhiều loại biểu đồ là công cụ miễn phí công cụ vẽ đồ thị được cung cấp bởi các công cụ bảng trắng trực tuyến như Miro. Từ các biểu đồ cơ bản như biểu đồ thanh và biểu đồ hình tròn, còn có các biểu đồ như biểu đồ Euler, biểu đồ Venn và biểu đồ kim tự tháp có thể hữu ích khi tóm tắt các quan điểm. Bạn có thể dễ dàng tạo các biểu đồ dễ đọc bằng cách chỉ cần chọn một trong các mẫu này và chèn các giá trị số hoặc văn bản.

Sử dụng màu sắc và ghi nhãn thích hợp cho đồ thị!

Sau khi hoàn thành hình dạng của biểu đồ, bạn nên sử dụng bảng màu phù hợp và dán nhãn cho các mục. Ví dụ: nếu bạn đang phân tích dữ liệu sản phẩm phụ trong tài liệu, việc thống nhất màu sắc cho từng sản phẩm, chẳng hạn như màu đỏ cho Sản phẩm A và màu xanh lam cho Sản phẩm B, sẽ giúp bạn thấy rõ rằng màu đỏ đề cập đến thông tin xuyên suốt về Sản phẩm A. toàn bộ tài liệu, ngay cả khi nhìn vào các biểu đồ khác nhau. Việc chú ý đến những chi tiết như vậy và hoàn thiện tài liệu sẽ tạo nên một tài liệu dễ hiểu và hấp dẫn.

Hãy diễn đạt bằng lời những cân nhắc của chúng tôi dựa trên bằng chứng của biểu đồ.

Ưu điểm lớn nhất của đồ thị là chúng truyền tải thông tin số theo cách trực quan dễ hiểu. Chúng giúp chúng ta nhận biết sự khác biệt giữa lớn và nhỏ, các giá trị số và tỷ lệ dưới dạng hình ảnh. Vì vậy, bạn rất dễ rơi vào cái bẫy nói về những gì bạn nhìn thấy khi nhìn vào biểu đồ trong bài thuyết trình hoặc trên tài liệu. Ví dụ: thông tin như "Sản phẩm A bán được nhiều hơn Sản phẩm B" có thể hiển nhiên nếu nó được biểu thị bằng biểu đồ thanh. Điều quan trọng đối với dữ liệu là phần "cân nhắc", chẳng hạn như thông tin cơ bản có thể được đọc từ kết quả này và dự báo có thể được giả định tiếp theo. Cuộc thảo luận này không phải là thứ chỉ có thể hiểu được từ biểu đồ mà là câu trả lời có thể được rút ra từ sự kết hợp của nhiều dữ liệu số, khảo sát, điều kiện xã hội, v.v. Chính sự cân nhắc này cần được chuyển tải trong dữ liệu và chính sự cân nhắc này mới có giá trị.

Ưu điểm của tài liệu có biểu đồ là gì?

Đã nói với bạn trước đó rằng cuộc thảo luận dựa trên biểu đồ có giá trị, bạn có thể nghĩ rằng bạn không cần biểu đồ nữa. Tuy nhiên, việc đưa vào biểu đồ có nhiều tác dụng khác nhau. Về cơ bản, nhiều người trong công ty của khách hàng dự kiến ​​sẽ nhìn thấy các đề xuất và tài liệu khác sau khi đề xuất được gửi. Đặc biệt, đề xuất có thể phải lên cấp trên phê duyệt. Trong những trường hợp như vậy, nếu đề xuất chỉ chứa những cân nhắc mà không có dữ liệu số, khách hàng sẽ không thể biết được những cân nhắc đó được đưa ra như thế nào và độ tin cậy của đề xuất sẽ giảm đi. Ngoài ra còn có nguy cơ toàn bộ dự án sẽ bị từ chối vì một sự khác biệt nhỏ trong cuộc thảo luận. Mặt khác, nếu dữ liệu dựa trên dữ liệu số và được biểu thị bằng biểu đồ thì cơ sở lý luận rõ ràng và ngay cả khi hướng xem xét không khớp, các giá trị số sẽ thuyết phục và có thể khám phá mức độ đồng cảm của khách hàng. Bằng cách này, các tài liệu có biểu đồ và thực tế là những biểu đồ này dễ hiểu sẽ làm tăng đáng kể hiệu quả của tài liệu.

Tại sao không dành ít thời gian hơn để tạo biểu đồ và sử dụng các mẫu có lợi cho bạn để tạo ra các tài liệu hấp dẫn?

quảng cáo

Chia sẻ bài viết này: